Sinkronisasi Dokumen dengan Google Cloud Connect

Gambar 1. Dokumen yang berhasil disinkronisasi

Posting-an galau kemaren, berbicara perihal Google Cloud Connect yang gagal dengan sukses untuk tersinkronisasi. Nah, kemudian muncullah keisengan untuk mencoba menggunakan format lain.

Penyebabnya adalah kompatibilitas software yang saya gunakan dan yang digunakan rekan kerja. Saya menggunakan Microsfot Word 2007 sedangkan rekan kerja saya menggunakan Microsft Word 2010. Bila dokumen dengan format "Word 2007 Document (*.docx)" yang sebelumnya di-edit di Word 2010 dibuka di Word 2007, maka ada kemungkinan beberapa kata kehilangan spasi. Perbaikan dokumen ini bisa memakan waktu cukup lama.

Ternyata, setelah dicoba dengan format dokumen lain, yaitu "Word 97-2003 Document (*.doc)", kedua software tersebut memiliki kompatibilitas yang lebih baik. Format dokumen Word 97 menggunakan binary sedangkan format dokumen Word 2007 menggunakan Open Office XML. Dan tidak disangka, sinkronisasi dengan format Word 97 berhasil berjalan dengan baik-baik saja tanpa hambatan yang berarti.

Memanfaatkan Git untuk Backup Dokumen

Gambar 1. Kotak dialog properties repository Git

Gambar 2. Kotak dialog properties file dan folder

Git biasa digunakan sebagai alat pembantu pengelolan revisi yang memiliki arsitektur terdistribusi. Saya menggunakan Git salah satunya karena kecepatannya, hal ini wajar karena Git dikembangkan dengan mengutamakan kecepatan. Selain itu saya juga menggunakan Google Cloud Connect untuk backup dokumen Word, Excel, dan PowerPoint ke Google Drive.

Setelah 1-2 bulan menggunakan Google Cloud Connect, ada beberapa temuan yang menarik:

1. Google Drive , setelah di-install ke komputer, tidak mensinkronisasi dokumen yang telah disinkronisasi dengan menggunakan Google Cloud Connect
2. Setelah selesai synchronize, Google Cloud Connect mengindikasikan bahwa sinkronisasi telah berjalan dengan sukses. Namun bila keluar dari Microsoft Word 2007 maka status sinkronisasi di Google Cloud Connect adalah belum ter-sinkronisasi. Hal ini bisa terjadi karena banyak faktor, misalnya: Operating System  yang digunakan, versi Microsoft Office

Sinkronisasi dengan Git bisa dilakukan namun ada beberapa kendala. Pertama, saya tidak punya hosting untuk private repository. Sedangkan yang banyak tersedia di internet adalah public repository. Kedua, perlu ada proses pembelajaran bagi anggota lain yang belum mengerti Git. Akhirnya yang dilakukan adalah sinkronisasi ke Google Drive lewat Google Cloud Connect. Untuk melacak perubahan, tetap menggunakan Git.

Hal yang menarik mengenai Git adalah ukuran repository-nya. Bisa dibandingkan ukuran file dan folder pada Gambar 1 dan Gambar 2. Repository Git berukuran 56.8 MB atau 64% dari file dan folder aslinya yang berukuran 88.4 MB.

Link Download Dokumen di Google Drive

Google Cloud Connect memudahkan kita untuk melakukan backup dokumen ke Google Drive. Pada Google Drive disediakan pula fitur sharing dokumen yang memungkinkan kita untuk melakukan kolaborasi dalam penyusunan dokumen.

Kadang kita perlu untuk memberikan link untuk di download. Pada toolbar di Google Cloud Connect, setelah dokumen telah disinkronisasi, dokumen tersebut akan mendapatkan id. Id ini dapat dilihat dalam URL yang ada pada toolbar.

Untuk melihat dokumen tersebut di browser, URL yang diakses adalah

https://docs.google.com/leaf?id=<documentId>

Nah, link download dari dokumen tersebut adalah:

https://drive.google.com/uc?id=<documentId>